بررسی تاثیر اتوماسیون اداری در کارایی مدیریت بیمارستان های دولتی استان قم- قسمت ۶

بررسی تاثیر اتوماسیون اداری در کارایی مدیریت بیمارستان های دولتی استان قم- قسمت ۶

اتوماسیون با ویژگیهای حرکت و آزمایش خودکار (غیر یدی) که دارد و یکپارچگی کاملی که در چارچوب فیزیکی کارخانه پدید می آورد، مدیریت را با چالشیسخت روبرو می کند. مدیریت نه تنها بایستی به فکر آینده باشد، بلکه باید تمام وجوه و جنبه های یک سازمان را به صورت یکپارچه درآورد تا اتوماسیون به نحو موثر به کار برده شود (همان منبع، ص ۱۴۶).
۲-۴)تعریف اتوماسیون
اتوماسیون عبارت است از : « تکنولوژی که با دو ابزار اساسی در ارتباط است : ۱- مکاترونیک ۲- کامپیوتر و در تولید محصولات و یا ارائه خدمات بکار گرفته می شود . »
اتوماسیون بطور وسیع به دو دسته اساسی تقسیم می شود :
اتوماسیون کارخانه ای
اتوماسیون خدمات
۲-۴-۱)تقسم بندی اتوماسیون از لحاظ ماهیت:
۲-۴-۱-۱)اتوماسیون ثابت: متشکل از دسته ای از ابزار های خود کار سازی محیط کاری در جهت اهداف مشخص و با یک طراحی مهندسی از پیش سفارش شده است . این نوع از اتوماسیون سخت نیز نامیده می شودو در ارتباطی تنگاتنگ با تلاش برای ایجاد « کارایی حداکثر » قرار داشته و از انعطاف آنچنانی در مقابل تغییرات اساسی در مجموعه کاری بر خوردار نیست .
۲-۴-۱-۲)اتوماسیون برنامه پذیر : حاوی یک برنامه قابل کنترل به عنوان برنامه پشتیبان نهایی در مجموعه است که در آن قابلیت سازگاری مجدد با پاره ای از تغییرات از پیش دسته بندی شده وجود دارد . در این نوع از اتوماسیون الگو های معینی برای تغییرات متناسب با محیط وجود دارد که از آنها درطراحی برنامه کنترلی مزبور استفاده میشود .
۲-۴-۱-۳)اتوماسیون منعطف : حاصل ایجاد حداکثر تغییر در فناوری برای ایجاد بیشترین کارایی در ارائه محصول و خدمات است در کمترین زمان ممکن در یک سیستم اتوماسیون منعطف ، اجزاء بسیاری در سیستم فعلی تغییر می یابند تا امکان ارائه محصول مطلوب فراهم شود . آنها قادرند بیشترین میزان ادغام فعالیتهای هماهنگ را برای ایجاد حداکثر سازگاری با شرایط موجود صورت دهند .(Kumar, 2002 )
۲-۴-۲)مزایا و معایب اتوماسیون اداری:
مهمترین شرط کاربرد و استفاده از اتوماسیون در اکثر سازمانها، صرف نظر از موارد استفاده دیگر آن، مربوط به لزوم سرعت و دقت و صحت در کار آنها است. و به خاطر توسعه دامنه عملیات سازمان است که این امر احتیاج به گسترش مجازی ارتباطات با سرعت بیشتر است. و اتوماسیون اداری موجب می گردد که مجاری ارتباطی کوتاه و ارتباطات لازم به سهولت در اختیار مدیران قرار گیرد.
به طور کلی، مزایای کاربرد سیستم های اتوماسیون اداری به دو دسته مزایای مستقیم و مزایای غیرمستقیم تقسیم می شود:
۲-۴-۲-۱)مزایای مستقیم :
افزایش محصول یا بازده و صرفه جویی در وقت یا نیروی کــــــار. معمولاً این مزایا که قابل اندازه گیری بوده و ممکن است تاثیر مستقیم و کوتاه مدت بر جریان نقدینگی داشته باشد عبارتند از:
۱- کنترل بهتر بر کار، به خاطر تقسیم کمتر نیروی کار؛
۲- تبدیل اطلاعات از شکلی به شکلی دیگر کمتر صورت می گیرد، مانند نوشتن روی نوار که پس از آن روی کاغذ تایپ می شود؛
۳- فعالیتهای غیر مولد مانند بایگانی، نگهداری سوابق و به هنگام رسانی کمتر می شود؛
۴- سازماندهی پرسنل بهتر انجام می شود. چرا که با بهره گرفتن از امکانات کنفرانس تلفنی، مسافرت و گردهمایی کمتر می گردد.
۲ -۴-۲-۲ )مزایای غیرمستقیم:
این مزایا غیر کمی هستند و ممکن است از طریق سودآوری و رشد در بلندمدت سازمان را غنی سازند، این مزایا عبارتند از:
۱- وابستگی کمتر به ادارات دیگر برای تهیه کپی، چاپ و امور مشابه دیگر؛
۲- نیاز کمتر به تشریفات و کنترل جهت نظارت بر جریان کار بین ادارات؛
۳- به دلیل افزایش اثربخشی کارکنان در انجام کارهــای خاص، رضایت شغلی آنها افزایش می یابد؛

۴- به دلیل ارائه بهتر اطلاعات و خدمات به موقع، رضایت مشتریان بیشتر می شود؛
۵- رقابت بیشتر سازمانها از طریق استفاده از منابع اطلاعــــــاتی و قابلیت لازم برای عکس العمل نسبت به فشارها و فرصتها.
اما کاربرد سیستم های اتوماسیون اداری معایبی را نیز در بردارد که عبارتند از:۱- ایجاد تغییرات در محیط انسانی ۲-نادیده گرفته شدن برخی از روابط اجتماعی و انسانی در کارها و به صورت مکانیزه درآمدن فعالیتها۳- پیچیده شدن و سختی کار با سیستم ها ۴-بروز اخلاق وتوجیه اشتباهات صورت گرفته و نسبت دادن آنها به سیستم ۵-مشکلات جسمانی کارکنان در کار با رایانه۶- نپذیرفتن سیستم های مکانیزه توسط مدیران و یا کارکنان۷-کم شدن امنیت اطلاعات هم از نظر دسترسی و هم از نظر تخریب .
 تصویر درباره جامعه شناسی و علوم اجتماعی
۲-۴-۳)انواع کاربردها یا زیرسیستم های اتوماسیون اداری:
از دیدگاه های متعددی به انواع کاربردهای اتوماسیون اداری پرداخته شده است . در یک دیدگاه انواع دستگاه های مکانیزه اداری اصلی عبارتند از:
۲-۴-۳ -۱)در زمینه کسب اطلاعات و کپی کردن آنها: واژه پردازها، ماشینهای کپی هوشمند، سندخوانها، سیستم های صوتی دیجیتالی، حروف چینی نوری.
۲ -۴-۳-۲)در زمینه ذخیره سازی اطلاعات: کشوهای بایگانی الکترونیک، زیر نگاشته ها (میکرو گرافیک).
۲-۴-۳-۳ )در زمینه ارتباطات: سیستم تلفن رایانه ای، پست الکترونیک، ارسال فاکس، تسهیلات
۲-۴-۴)ارگونومی در مکانیزاسسیون اداری
پیشرفت فناوری در قرن گذشته و بویژه از جنگ جهانی دوم به بعد در رشد اقتصادی و پیشرفت اجتماعی جهان صنعتی اثر چشمگیر داشته است . بی تردید پیشرفت فناوری علاوه بر ارتقای سطح زندگی بشر در کاهش شدید بسیاری از منابع حوادث ، آسیبها و تنشهای کاری ، نقش برجسته ای داشته است . با این حال ، فناوری پیشرفته به همراه خود منابع جدیدی از آسیب و تنش ناشی از کار آورده است و بایستی در نظر داشته باشیم که ما به شرطی می توانیم عملکرد را بهینه کرده و به بهره وری بیشتر و تامین بهداشت و سلامت کارکنان برسیم که اصول ارگونومی را در طراحی ، عرصه و استفاده از فناوری منظور کنیم .
عکس مرتبط با اقتصاد
اصطلاح ارگونومی، مطالعه عواملی را شامل می شود که راحتی ، ارضا ء و کارایی افرادی را که با سیستم ها و وسایل تولید ، کار می نمایند ، تشریح می کند .
اتوماسیون اداری فراتر از اضافه کردن سیستم های نرم افزاری جدید است و بایستی مسائل مربوط به تغییر و مقاومت در برابر تغییر را هم مد نظر داشت ، یک تحقیق پیمایشی انجام شده در سوئد نشان داده است که هر تغییر روانی – اجتماعی در محیط کاری ، همانند رایانه ی شدن ، سیستم نرواندوکرین بدن را فعال کرده و موجب واکنشهای فیزیولوژیکو روانی او می شود که فرد را برای مبارزه یا فرار تحریک می کند و در واقع فرد با مکانیزاسیون که نوعی تغییر محسوب می شود مقاومت می کند . و مدیران و سایر طراحان و مسئولان ذیربط بایستی با کاربرد تکنیک های غلبه بر مقاومت که مهمترین آنها مشارکت و آموزش کاربران است ، بر این مقاومت غلبه کرده و یا میزان آن را کاهش دهند .
۲-۴-۵ )بکار گیری تکنولوژی در اتوماسیون اداری
در تکنولوژی پیشرفته اطلاعاتی موضوعی به نام جریان کار خودکاروجود دارد که افراد می توانند با بهره گرفتن از این نرم افزار اسناد و مدارک ( مثل فاکتور خرید و فروش، چک یا سفارش مشتری )رد و بدل نمایند و آنها را جهت اقدام و پردازش به محل ها مربوطه بفرستند . برای مثال ، می توان با بهره گرفتن از کامپیوتر یک سند هزینه تهیه کرد که مدیر مربوطه می تواند آن را کنترل کند و از طریق پست الکترونیکی به اطلاعات کارکنان ذیربط برساند . با بهره گرفتن از این سیستم می تواند بدون دخالت دست انسان تمام امور را انجام داد . شرکت های کوچک هم می توانند با بهره گرفتن از این سیستم کار های خود را انجام دهند .
تکنولوژی پیشرفته اطلاعاتی می تواند همه نوع اطلاعات درباره مشتریان ، بازار ، نوع خدمات و کارایی واحد یا سازمان به کارکنان بدهد و بعضی از سازمان ها در جهت تشدید سلسله مراتب اداری ، متمرکز نمودن فرایند تصمیم گیری و یکنواخت کردن کار ها ، از این تکنولوژی جدید استفاده می کنند . ولی در بیشتر موارد سازمان ها تکنولوژی مزبور را در جهت غیر متمرکز نمودن سازمان به کار می برد . و اثرات آن در فرایند های مدیریت و طراحی سازمان ها قابل مشاهده است . ( دفت ، ۱۳۸۰ )
سیستم های جامع اتوماسیون اداری ، به نقشی حساس در ادارات مدرن دست یافته اند . واژه پردازها جای ماشین های تحریر را گرفته اند و کاربرگهای الکترونیکی ، دفاتر کل را بی استفاده کرده اند .
برنامه های پایگاه اطلاعاتی اوراق حجیم اطلاعات کاغذی را حذف کرده و برنامه های نگهداری اطلاعات شخصی ، جایگزین پرونده های حجیم و کاغذی و اطلاعات کارکنان شده اند ( ۲۰۰۱٫ green).
۲-۴-۶)مجموعه نرم افزار های اتوماسیون
یک مجموعه کار آمد از نرم افزار های اتوماسیون اداری در قالب یک نرم افزار جامع می تواند مشتمل بر نرم افزار های ذیل باشد :
۲-۴-۶-۱)واژه پردازها
۲-۴-۶-۲)برنامه های صفحه گسترده
۲-۴-۶-۳)برنامه های پایگاه اطلاعاتی
۲-۴-۶-۴)برنامه های انتشار دسکتاپ
۲-۴-۶-۵)برنامه های مدیریت پروژه
۲-۴-۶-۶)برنامه های ارائه علمی در قالب اسلاید
۲-۴-۶-۷)برنامه های مدیریت فایلهای کامپیوتری
۲-۴-۶-۸)برنامه های مرتبط با پست الکترونیکی
۲-۴-۶-۹)جستجو گرهای وب
۲-۴-۶-۱۰)برنامه های انتشار دهنده اینترنتی
۲-۴-۶-۱۱)برنامه های مدیریت پرونده های شخصی
۲-۴-۶-۱۲)برنامه های مدیریت سیستم مالی
۲-۴-۶-۱۳)برنامه های نگهداری اطلاعات پرسنلی
۲-۴-۷) انواع کاربرد های سیستم اتوماسیون اداری
۲-۴-۷-۱)اتوماسیون اداری و بهره وری :
بررسیهایی که در نیمه دهه ۱۹۷۰ انجام گردید نشان داد که رشد بهره وری در این گروه از کارکنان نسبت به کارگران بخش صنعت و تولید دچار کندی و عقب ماندگی می باشد . بررسیهای شرکتهای آمریکایی در خلال یک دوره دهساله منتهی به واخر دهه ۱۹۸۰ نشان داد که بهره وری در صنعت تقریباً۹۰% رشد داشته است . در حالی که در امور دفتری ۴% افزایش وجود داشته است . گزارشات دریافتی از این شرکتها حاکی از آن است که در خلال این دروه ده ساله کل هزینه امور دفتری از ۲۰ الی ۳۰ در صد به ۳۰ الی ۴۰ در صد کل بودجه افزایش یافته است . یکی از نتایج این مطالعه آن بود که هیچ گاه در محیط اداری و دفتری سرمایه گذاری کافی نشده است و دیگر این که فناوری مورد استفاده در این بخش نسبت به سایر بخشها ، دارای کارایی کمتری بوده است . بر آورد انجام شده نشان می داد که سرمایه گذاری در محیط کارخانه که برای کنترل رایانه ی تجهیزات ماشین آلات بکار رفته است . در حدود ۱۰ برابر سرمایه گذاری در بخش اداری بوده است . نتیجه بدیهی این بود که سرمایه گذاری بیشتر در بخش امور اداری یک کارخانه که بهره وری بالایی دارد ، منجر به افزایش قابل توجهی در بهره وری امور اداری خواهد شد .
۲-۴-۸)بهبود کار و اتوماسیون
برای بهبود کار، دامنه وسیعی وجود دارد. این نکته ای است که باید برای همه کس جاذبه داشته باشد، زیرا هدف، حداکثر صرفه جوئی در تلاش برای به دست آمدن حداکثر ستاده ها با حداقل داده ها است.
قدمهای اساسی برای بهبود کار عبارتند از :
آیا می توان قسمتی از عناصر کار را با اطمینان خاطر حذف کرد ؟
آیا می توان بعضی از قسمتهای عملیات را تلفیق کرد ؟
آیا با تغییر توالی مراحل کار می توان عملیات را ساده تر کرد ؟
آیا محل استقرار ابزارها و مواد در فرایند تولید را می توان مجدداً سازماندهی کرد، به طوری که افراد وقت کمتری روی اینها صرف کنند ؟
برای اینکه یک شغل مکانیزه شود، تصمیم گیری درخصوص سرمایه گذاری لازم است. چنانچه فعالیتی مکرر یا پرهزینه نباشد، مکانیزه کردن آن سودی ندارد. بررسیها نشان داده است که جابجایی مواد بین ۱۰ تا ۹۰ درصد کل هزینه نیروی کار کارخانه را تشکیل می دهد.
ابزارهای مکانیکی کار یدی در مورد جابه جائی مواد، مفید است. اما اغلب ایده های ساده، نیاز به ابزارهای گران قیمت و پیچیده با هزینه نگاهداری بالا را کاهش می دهد. قبل از اینکه هرگونه اتوماسیونی به کار گرفته شود، لازم است که روشها و تجهیزات، استاندارد شود. بنابراین نخست باید بررسی مبسوطی برای آماده شدن جهت اتوماسیون و مکانیزه کردن به عمل آورد.
معیارهای زمانی اساس مدیریت مطلوب است، برای همه فعالیتها، بایستی معیارهای زمانی وضع کرد. تعیین معیارهای زمانی برمبنای میانگین های گذشته، چندان مناسب نیست. معیارهای زمانی موثر آنهایی هستند که به ما می گویند انجام یک فعالیت چقدر طول می کشد. برای بررسی زمان انجام کار، باید نخست یک فعالیت را برحسب عناصر مختلف تشکیل دهنده آن تجزیه کرد. مرحله دوم، استاندارد کردن بهترین راه انجام کار است و سپس معیارهای زمانی را می توان وضع کرد.
هیچ کاری نیست که آن را نتوان برحسب سنجش زمان بررسی کرد ، اما زمان سنجی، خود مستلزم صرف وقت زیاد و باارزشی است. صدها مرحله از کار وجود دارد که در میان بیشتر بنگاه های بزرگ مشترک است. چنانچه زمان این مراحل کار ثبت شود و در اختیار همه تولیدکنندگان قرار گیرد، می توان در وقت و هزینه برای تعیین استانداردها، صرفه جوئی بسیاری کرد. این کاری است که اینک به گونه فزاینده ای صورت می گیرد (همان منبع، ص ۱۴۸-۱۴۷).

 

جهت دانلود متن کامل این پایان نامه به سایت jemo.ir مراجعه نمایید.

 

 

دیدگاهتان را بنویسید